Переход касается всех участников логистических цепочек, задействованных в перевозке грузов наёмным транспортом: отправителей и получателей, перевозчиков и экспедиторов.
Даже если компания только получает груз и не инициирует документооборот, она должна подписать свою часть электронной транспортной накладной, подтверждающую приёмку товара.
С указанной даты в электронный формат необходимо перевести:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- транспортные железнодорожные накладные;
- авиационные грузовые накладные.
Работа с электронными перевозочными документами осуществляется через информационную систему аккредитованного оператора ИС ЭПД. Оператор передаёт документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД организациям и индивидуальным предпринимателям не потребуется.
Подготовку к новому порядку рекомендуется начать заранее. Организациям и индивидуальным предпринимателям следует определить, какие перевозочные документы они оформляют и подписывают, а затем выбрать одного из аккредитованных операторов ИС ЭПД.
После подключения необходимо определить сотрудников, которые будут работать с электронными документами, предоставить им необходимые права доступа, оформить электронные подписи и при необходимости машиночитаемые доверенности. До обязательного перехода также рекомендуется протестировать обмен документами с основными контрагентами.
Перечень аккредитованных операторов ИС ЭПД размещен на сайте Минтранса России.
Транспортный электронный документооборот сможет функционировать только при подключении всех участников конкретной логистической цепочки. Поэтому подготовку необходимо проводить совместно с основными контрагентами.
Электронный формат позволит быстрее обмениваться документами, сократить расходы на бумагу, печать и доставку, упростить хранение документов и сделать процесс перевозки более прозрачным.
Подробная информация размещена в презентации.